1.0  Føremål

Denne styreinstruksen har til føremål å definera reglar om styrets arbeid, sakshandsaming, ansvarsområde mv. 

2.0 STYRETS MEDLEMMER

2.1 Samansetning 

Selskapet skal ha eit styre som består av 5 medlemmer og 2 varamedlemmer.  Desse blir valde av generalforsamlinga. Styremedlemmene og varamedlemmene blir valde for to år. Generalforsamlinga vel styrets leiar og nestleiar for eitt år om gongen. Val av nestleiar for eitt år blir valt ut frå nytt styre. 

2.2 Krav til styremedlemmer  

Som fastsett i vedtektene § 5 må alle styremedlemmer eiga aksjar i Tysnes Kraftlag AS. I tillegg må alle styremedlemmer tilfredsstilla krava til geografisk tilknyting slik dei fremgår i vedtektene § 7, ved å vera busette i, ha eigedom i og/eller ha registrert forretningsadresse innanfor Tysnes Kraftlag sitt konsesjonsområde per 1. januar 2018 (seinare i instruksen omtala som "konsesjonsområdet"). 

2.3 Tilbaketreden

Eit styremedlem har rett til å trekkje seg før tenestetida er ute dersom det ligg føre særlege grunnar. Styret skal om mogeleg gjevast rimeleg førehandsvarsel.

2.4 Suppleringsval 

Opphøyrer vervet for eit styremedlem før tenestetida er ute (på grunn av dødsfall, tilbaketreden eller liknande), og det ikkje finst varamedlem, skal resten av styret sørgje for at generalforsamlinga vel eitt nytt styremedlem for resten av tenestetida. Suppleringsvalet kan utsetjast til neste ordinære generalforsamling dersom styret framleis er vedtaksført.

3.0 STYRETS MEDLEMMER

3.1 Styrets hovudoppgåve 

Selskapets føremål er å eiga aksjar i Eviny AS (tidlegare BKK AS). Selskapet kan også driva, delta i eller samarbeide med andre selskap om digital kommunikasjon, bygde- og næringsutvikling og andre aktivitetar med forretningsmessig tilknyting til konsesjonsområdet.

Det følgjer av vedtektene at selskapet skal ta del i og støtta samfunnsnyttige tiltak og aktivitetar, samt fremja allmennyttige føremål til beste for innbyggjarane i konsesjonsområdet. Aksjebehaldninga skal forvaltast i tråd med dette føremålet.

Aksjebehaldninga skriv seg frå samanslåinga mellom verksemdene i Tysnes Kraftlag AS og BKK AS i 2018.

3.2 Generelt om forvaltinga av selskapet 

Forvaltinga av selskapet ligg til styret sitt ansvar. Styrets medlemmer skal utføra sine styreverv lojalt ut frå selskapet sine interesser og sørgje for ei forsvarleg organisering av verksemda. Det ligg til styret å fatta vedtak (og i det enkelte tilfelle eventuelt gje fullmakt til å fatta vedtak) i alle saker vedkommande selskapet.

Styret skal i naudsynt utstrekning sørgje for å vedta planar og budsjett for selskapet. Styret skal halde seg orientert om selskapet sin økonomiske stilling og pliktar å sjå til at verksemda, rekneskap og formueforvaltinga er gjenstand for trygg kontroll og følgjer gjeldande rekneskapslovgiving. Styret skal gjera dei vurderingar som er naudsynte for å forvalte utbyte frå Eviny AS (tidlegare BKK AS) på ein hensiktsmessige måte. Styret skal greie ut og vurdere korleis selskapet kan ta del i eller støtte samfunnsnyttige tiltak og aktivitetar, eller fremja allmennyttige føremål i konsesjonsområdet til beste for innbyggjarane.

Selskapet sin strategi for bruk av utbyte skal forankrast i, og rullerast i, årlege generalforsamlingar. 

3.3 Styrets sakshandsaming 

Styret skal handsame saker og treffe avgjersler i møte, med mindre styrets leiar finn at saken kan leggjast fram skriftleg eller handsamast på annan trygg måte. Eit styremedlem kan krevje møtehandsaming, og at styret handsamar bestemte saker.

Styrets leiar skal sørgje for at styremedlemmene så vidt mogleg kan delta i ei samla handsaming av saker som blir handsama utan møte. Styrehandsaminga blir leia av styreleiaren. Om ikkje styreleiar deltek, blir styrehandsaminga leia av nestleiaren. Etablert praksis er varamedlem deltek i styremøte grunna ynskja om kontinuitet og ivaretaking av gildskap.

Styrets leiar førebur saker som skal handsamast av styret i samråd med nestleiaren. Ei sak skal alltid vere førebudd og leggjast fram slik at styret har eit tilfredsstillande beslutningsgrunnlag. Med mindre særskilde tilhøve tilseier noko anna, skal innkalling til styremøte skje skriftleg, og saksdokument skal vere styrets medlemmer i hende minst fem (5) dagar før møtet.

3.4 Møteplan 

Ein gong i året skal styrets leiar og nestleiar sette opp forslag til møteplan og hovudpunkt på agendaen for styremøta i styreperioden. Normal frekvens på styremøte skal vera minimum kvartalsvis. Styremøte skal normalt kallast inn med sju (7) dagars varsel. 

3.5 Beslutningsmynde 

Styret er beslutningmyndig når meir enn halvdelen av medlemmene er til stades og alle styremedlemmene er gitt høve til å delta i handsaminga. 

3.6 Styremedlemmene sin habilitet 

Eit styremedlem må ikkje delta i handsaming eller avgjersle av spørsmål som er av betydning for eigen del eller for nærståande, slik at vedkomande må vurderast å ha personleg eller økonomisk interesse i saka, for eksempel kjøp, sal, lån eller anna kreditt og kausjonering for gjeld til vedkommande eller nærståande av vedkommande. Eit styremedlem skal heller ikkje delta i handsaminga av saker der vedkommande har ein sentral posisjon i eit selskap som i same sak har ein aktuell eller nærliggjande interessekonflikt med Tysnes Kraftlag AS.

Dersom styret skal handsame saker der det kan oppstå spørsmål om habilitet eller interessekonfliktar, skal dei av styrets medlemmer det gjeld på eige initiativ gjere resten av styret oppmerksam på den moglege habilitets- eller interessekonflikten.

Styret skal alltid handsame saker der selskapet skal inngå avtale med aksjonærvalde styremedlemmer, eller nærståande av vedkommande, om rådgivings- eller konsulentoppdrag for selskapet, eller andre avtalar av betydning for selskapet. Tilsvarande gjeld, dersom selskapet skal kjøpe rådgivnings- eller konsulentoppdrag frå eit selskap som eit styremedlem er aksjeeigar i, eller er tilsett i. Tysnes Kraftlag AS sine etiske retningsliner gjev eit meir detaljert bilde av habilitets spørsmål.

3.7 Alminneleg fleirtalskrav 

Ei styreavgjersle krev at fleirtalet av dei styremedlemmene som deltek i handsaminga av ei sak har stemt for den foreslåtte avgjersla. Ved stemmelikskap gjeld det som møteleiar har stemt for. 

3.8 Typar avgjersler  

Styret skal som hovudregel nytte følgjande former for avgjersler: 

a) vedtak i saker som krev ei avgjersle og som styret har kompetanse til å avgjere,

b) tilslutning i spørsmål om tiltak og planar som ikkje krev styrevedtak, og

c) orientering i saker som gjeld informasjons- og orienteringssaker.

3.9 Protokoll  

Det skal førast protokoll over styrehandsaminga. Protokollen skal minst syne:

a) tid og stad for styremøtet eller anna handsamingsmåte,

b) styremedlemmer som var til stades på styremøtet, og eventuelle frafall,

c) kva for saksdokument som er lagt fram for styret, og kven som gjorde greie for saken,

d) styrets avgjersler,

e) dersom ei avgjersle ikkje er einstemmig, skal det syne kven som har stemt for og imot, og

f) styremedlem som ikkje er einig i ei avgjersle, kan krevje oppfatninga si innført i protokollen.

g) dersom eit styremedlem erklærer seg ugild skal det framgå av protokollen. 

3.10 Teieplikt og tryggleik 

Alle dokument og informasjon som gjerast tilgjengeleg for styret er fortruleg i den utstrekning ikkje anna er vedteke av styret. Avviste søknader vil ikkje vera offentleg tilgjengeleg. Styremedlemmene skal oppbevare styredokument utilgjengeleg for andre.

Styrets leiar skal sørgje for at selskapet arkiverer og oppbevarer alle innkallingar med tilhøyrande underlagsdokument som er sendt til styremedlemmer, samt alle styreprotokollar, slik at det for ettertida kan kontrollerast at vedkommande sak er avgjort etter ei trygg sakshandsaming og på eit tilfredsstillande beslutningsgrunnlag.

Styremedlemmene skal ha tilgang til arkivet, og har rett til kopi ved førespurnad til styrets leiar.  

3.11 Særleg om styreleiars ansvar  

Styrets leiar har eit særleg ansvar for å sikre at styret fungerer tilfredsstillande, og at styrets oppgåver tas hand om på best mogleg måte.

3.12 Evaluering av styrets arbeid 

Styret skal årleg gjera ei vurdering av om styret fungerer individuelt og som gruppe, og skal samstundes evaluere sin eigen arbeidsform, møteplanar og liknande for året som har gått.

I den grad det er behov for det, skal styret gjere eigenvurderinga kjent for valnemnda.

4.0 NYE STYREMEDLEMMER 

I den grad det er behov for det, skal styret gjere eigenvurderinga kjent for valnemnda. 

5.0 VEDTAK OG ENDRING  

Endringar i denne styreinstruksen vert vedteke av styret med simpelt fleirtal. Styret kan også fråvike styreinstruksen i enkeltsaker, men da skal dette i tilfelle fremgå av protokollen, og vere begrunna.

Styreinstruks vedteke på styremøte 7. juni 2018,versjon 1.2 …2019 versjon 1.3 Oppdatert i styremøte 5. februar 2024.